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Para ser mais produtivo, é preciso definir um cronograma de tarefas com base em fatores como importância e urgência. Saiba como organizar sua rotina

Quando o assunto é produtividade, não adianta brigar com o tempo: é preciso saber utilizá-lo com inteligência para manter uma rotina organizada. Muitas vezes, as pessoas não sabem como planejar quais atividades serão desenvolvidas ao longo do dia e se frustram com os resultados. Por isso, é preciso definir um cronograma de acordo com fatores como urgência, impacto, demanda e importância.

Listamos três estratégias que podem ajudar a definir e realizar as suas prioridades.

1. Método MIT
O método Most Important Task (MIT) (“tarefa mais importante”) propõe que, durante a manhã, você liste até três tarefas que considere as mais importantes do dia, sempre em um espaço separado do seu cronograma habitual. 
Você deve usar o “horário nobre” do seu dia para realizar essas atividades, de preferência evitando possíveis interrupções que possam ocorrer durante esse período. Para executá-las com mais empenho, uma dica é estipular prazos para terminá-las.

2. Matriz de impacto
É provável que algumas pessoas encontrem dificuldades para definir quais atividades devem estar na lista do método MIT. Caso isso aconteça, é importante construir uma matriz de impacto. 
Trata-se de um gráfico com quatro espaços que variam de acordo com o nível de demanda das atividades e os benefícios que elas podem gerar. Eles são divididos da seguinte forma:

• A: Tarefas de baixa demanda e baixos resultados. Ou seja, que não geram consequências significativas. É importante não perder muito tempo com essas atividades.
• B: Tarefas que exigem muito esforço, mas trazem poucos resultados. Para manter uma rotina produtiva, essas tarefas devem ser evitadas sempre que possível.
• C: Tarefas simples que implicam em grandes resultados. Normalmente são mudanças que demandam pouco trabalho, mas que acabam trazendo consequências positivas.
• D: Tarefas complexas com grande relevância. Estas são, na maioria das vezes, as atividades centrais da empresa, que representam a maior parte do faturamento

3. Matriz de Eisenhower
Diz respeito à urgência de cada demanda, um fator que deve ser levado em consideração para construir uma rotina mais produtiva.
O método propõe que você reflita sobre o que é importante para você e distribua as tarefas em uma matriz. No canto superior direito, ficam as tarefas importantes e urgentes. No superior esquerdo, aquelas que são relevantes, mas não têm urgência.
No canto inferior direito, coloque as tarefas menos importantes, mas urgentes. Por fim, no canto inferior esquerdo, coloque as atividades que não são urgentes e nem importantes. Ao final, você terá uma base para definir quais devem ser realizadas primeiro.

Conteúdo adaptado do site PEGN.